Waarom minimalisme je nieuwe mantra moet zijn

Zullen we het in 2016 eindelijk eens simpel houden?

We weten dat alles waar ‘te’ voor staat niet goed is. Maar in mijn vakgebied van marketing, communicatie en bedrijfskundige vraagstukken is ‘te’ helaas aan de orde van de dag. Denk aan de bomvolle brochures, websites en presentaties, volgepropt met informatie waar je niet op zit te wachten.

En dan de stortvloed aan (irrelevante) content op sociale media: te veel willen vertellen is een vorm van overdaad. Die overdaad zie je ook vaak terug in de organisatie(-structuur): te veel management, eindeloze procedures en ingewikkelde protocollen. En dat merken we als we iets willen regelen bij het gemeenteloket of de klantenservice van onze internetprovider: het gaat allemaal veel te ingewikkeld. De vraag is nu: waaróm creëren we overdaad terwijl we ons er allemaal zo aan storen? En is die overdaad te keren en zo ja, hoe dan? In dit artikel geef ik de antwoorden.

Ik heb dagelijks te maken met vraagstukken rondom marketing, communicatie en organisatie. En de vraag die ik vandaag stel is: wat is eigenlijk de gemene deler in al die cases? Welke problemen lossen wij hier eigenlijk op? Het komt er meestal op neer dat ik en mijn collega’s in essentie bezig zijn met het terugbrengen van complexiteit in situaties, oftewel: vereenvoudigen. Want in de meeste gevallen treffen we in de marketing, communicatie én organisatie onnodige complexiteit aan. Er is te veel van eigenlijk alles, waardoor de machine te ingewikkeld wordt en niet brengt wat deze zou moeten brengen.

Volume als basisingrediënt voor complexiteit

Veel organisaties doen liever moeilijk dan makkelijk. Eén van de belangrijkste uitingsvormen van die onnodige complexiteit is volume. Voor (creatieve) communicatie betekent dit vaak: te veel tekst, te veel beeld, te veel vormgeving en typografie. Dit gaat vaak gepaard met een overdaad aan berichten via social media, digitale nieuwsbrieven (spam!) of bijvoorbeeld een over-bestickerde bedrijfsbus. En dat is schreeuwerig, irritant en irrelevant: precies wat je niet wilt. Een te groot volume is daarom killing voor een effectieve communicatie: je klant ziet door de bomen het bos niet meer en haakt af.

Op organisatieniveau is een te groot volume nog veel schadelijker. Met alle gevolgen van dien: leraren hebben minder tijd voor onderwijs, artsen hebben minder tijd voor zorg, rechters voor rechtspraak en politie voor hun aanwezigheid op straat. Kostbare tijd gaat in plaats daarvan naar administratie en ingewikkelde protocollen. Zelf liep ik onlangs tegen het volumeprobleem aan bij de Gemeente Rotterdam (in totaal 6 uur aan de telefoon gehangen voor een zakelijke adreswijziging) en bij de Ziggo klantenservice (4 uur om mijn e-mailadres aan te passen). Iedereen kent wel dit soort voorbeelden. De organisaties zijn te complex, de klantenservice moeilijk bereikbaar, systemen zijn overgeautomatiseerd en individuele medewerkers kunnen niet meer zelfstandig handelen. Het kostte me veel bloed, zweet en tranen. En het resultaat? Volgens de gemeente woon ik nog altijd niet waar ik woon en mijn e-mailadres bij Ziggo klopt nog steeds niet.

Wat zijn de volume-veroorzakers?

Hoewel het soms lijkt alsof die volumetoename haast automatisch gebeurt en niemand er iets aan kan doen, hebben we wel degelijk invloed op die processen. Alles heeft een oorzaak en dus ook de volumetoename in marketing, communicatie en organisatie. Een paar voorbeelden:

1 | MBA opleidingen / business schools (50 kilo boeken vol met propaganda voor controle en beheersing)

Op deze Universiteiten voor ‘Management Indoctrinatie’ wordt de basis gelegd voor wantrouwen en de controledrift gekweekt.

2 | Gebrek aan kwaliteit

Echt goede mensen hebben niet of nauwelijks sturing en controle (management) nodig. Zij maken ingewikkelde procedures dus overbodig.

3 | Van binnen naar buiten denken in plaats van buiten naar binnen

Dit gebeurt veel in marketing en communicatie: er wordt vanuit de organisatie gedacht en niet vanuit de behoefte van de ontvanger. Dat leidt bijvoorbeeld tot een schrijfstijl waarin steeds maar over wij, wij, wij wordt gesproken, iets wat meestal een gebrek aan inhoud verhult.

4 | Verkeerd gebruik van moderne communicatiemiddelen

Neem nou e-mail: voordat dat deze geweldige techniek bestond dachten we nog rustig na voordat we een bericht schreven. Ga zelf eens na hoeveel halve berichten (vaak zonder fatsoenlijke aanhef of afsluiting) je tegenwoordig moet beantwoorden, e-mailtjes waarin je onnodig wordt ge-cc’d, met alle uitpuilende mailboxen en stress van dien.

5 | Alles maar zelf willen doen, niets willen overlaten aan een expert

Alexander Rinnooy Kan (hoogleraar Economie aan de UVA en Eerste Kamerlid) zei hierover: “Wie denkt dat kennis duur is, weet niet wat domheid kost”

Een alternatieve manier van denken

Oké, er zijn dus behoorlijk wat oorzaken voor volume en complexiteit. Maar hoe keren we dat proces? De ervaring leert dat eigenlijk steeds dezelfde aanpak nodig is. Het antwoord op om volume is simpelweg minimalisme. Minimalisme als begrip ontstond in de jaren ’60 vanuit de architectuur en de (schilder-)kunst. Maar inmiddels begint het minimalistische denken langzaam door te dringen in de communicatiesector.

Maar het gebeurt nog maar veel te weinig. Want nog elke dag zie je volgestampte presentatie-sheets en websites met veel te veel overbodige informatie. Als je de definitie van ‘minimalisme’ bekijkt wordt de toegevoegde waarde voor marketing, communicatie en organisatie direct duidelijk:
Het streven om met zo eenvoudig mogelijke middelen een doel te bereiken, een effect te bewerkstelligen.

Het ‘streven’ kun je ook zien als de wil om eenvoudig te denken en te doen. En de ‘middelen’ kun je één op één vertalen naar minder letters, minder beeld, minder protocol, minder wantrouwen naar de mens, minder organisatielagen, minder managers, minder functietitels, minder eerste-, tweede- en derdelijns service, minder ingewikkelde ticket-systemen. Ofwel: houd het simpel en doe het in één keer goed!

Minimalisme heeft zich allang bewezen

Minimalisme wordt op veel plekken in de bedrijfsvoering allang succesvol ingezet, bewust én onbewust. Een paar voorbeelden:

1 | De (krediet)crisis

De (krediet)crisis was en is voor vele organisaties barre noodzaak om zaken anders te organiseren. Dat betekent met minder (niet alleen geld) hetzelfde of zelfs meer bereiken. Sommige organisaties is dit niet gelukt, maar veel ook wel. Zij zijn hier dus sterker door geworden.

2 | De mobiele website

Een goede mobiele website is vaak beter leesbaar dan de desktopversie. Dat komt omdat we bij de mobiele website genoodzaakt zijn om met minder ruimte toch de juiste boodschap neer te zetten: dan blijkt het dus ineens wél te kunnen!

3 | Google zoekmachine

Alta Vista was de eerste serieuze zoekmachine, maar verloor het uiteindelijk van Google, die met minimalisme de essentie wél wist te vatten. Met als resultaat die ene simpele zoekregel, terwijl Alta Vista ons allerlei overbodige ballast voorschotelde.

4 | Het Apple DNA

Apple is het ultieme voorbeeld van succesvol minimalisme. Van besturingssysteem tot installatie, van productvormgeving en de verpakkingen tot aan typografie: alles excelleert in eenvoud.

5 | De celtheorie van Eckart Wintzen

Eckart Wintzen heeft met zijn bedrijf BDO bewezen dat je met minimalistisch organiseren uiterst succesvol kan zijn. Want hij ondervond dat er simpelweg te veel misgaat in te grote omgevingen. Daarom ontwikkelde Wintzen het managementconcept van de celtheorie, waarmee hij het bedrijf opsplitste in kleine volledig zelfstandig opererende eenheden.

We snakken naar eenvoud

Het terugbrengen van complexiteit is geen aardigheidje, het is bittere noodzaak. We hebben bijvoorbeeld gezien dat banken too big to fail of too big to manage kunnen zijn, met alle desastreuze gevolgen van dien. Los van bovengenoemde voorbeelden zien we dan ook dat steeds meer organisaties het minimalistische denken omarmen. En terecht, want we hebben er als mens gewoon behoefte aan: we willen kleinschaligheid, een persoonlijke aanpak en een menselijke maat.
Minimalisme: alleen maar voordelen Het minimalistisch denken en handelen tackelt problemen die voorheen nauwelijks oplosbaar leken. Daarnaast heeft een vereenvoudiging van je organisatie en communicatie veel bijkomende voordelen:

• Krachtige externe communicatie door alleen de essentie te benoemen;
• Medewerkers zijn meer tevreden (en presteren beter) dankzij meer verantwoordelijkheid;
• Hogere klanttevredenheid door snellere service;
• Innovatie wordt gestimuleerd;
• Snellere besluitvorming door kortere lijnen;

Etcetera…

Met minimalisme kun je vandaag nog beginnen

Minimalisme is geen fantasieconcept of een managementhype. Aan de hand van enkele voorbeelden uit de praktijk hebben we gezien dat het z’n effectiviteit allang bewezen heeft. Natuurlijk is een transitie naar minimalisme niet vandaag of morgen geregeld. Gelukkig is de drempel om er vandaag nog mee te beginnen wel heel laag. Want minimalisme gaat over je gehele organisatie en alle processen die daarbij horen.

Dus op deelaspecten kan snelle realisatie plaatsvinden: het begint al bij het volgende mailtje dat je tikt of ontvangt. Krijgt de volgende klant die jouw bedrijf belt een ingewikkeld keuzemenu. Wordt hij terugverwezen naar de website met de valse belofte dat hij daar alles kan vinden? Of krijgt hij een vriendelijke medewerker aan de lijn? Niks staat je in de weg om te beginnen met minimalistisch denken en handelen. Zoek desgewenst een beetje hulp. Juist in processen als deze kan een marketing-, communicatie- en organisatie-expert van toegevoegde waarde zijn. Want wie denkt dat kennis duur is… Precies.

Afijn, ik ga zelf nu nog maar eens terug naar de bureaucratische jungle van internetproviders en gemeenteambtenarij. Hun paarse krokodillen gaven me in elk geval weer prachtige inspiratie voor dit artikel.