Neem de route naar excellente prestaties!

Tover nu je bedrijf om in een geoliede machine

Neem de route naar excellente prestaties!

Tover nu je bedrijf om in een geoliede machine

Kleinschaligheid, wendbaarheid en focus vergroten je kans op succes. Maar dat klinkt eenvoudiger dan het is. Hoe zorg je dat jouw organisatie doelgericht en toch flexibel prachtige resultaten boekt?

Je zal het in je eigen organisatie herkennen. De prachtige plannen voor het nieuwe jaar worden enthousiast gepresenteerd, met als kick-off een geweldige speech van de manager tijdens de eerste borrel van het nieuwe jaar. Achteraf blijkt het resultaat echter vaak teleurstellend ten opzichte van het - vaak grootse - beoogde effect. Maar hoe komt dat dan? Om te bepalen hoe je deze mooie doelen wél om kunt zetten in resultaat, moeten we eerst kijken naar wat er allemaal nodig is om überhaupt succesvol te zijn.

Tijdens mijn jarenlange studie van bedrijfscases ontdekte ik steeds opnieuw dat er drie belangrijke ingrediënten nodig zijn voor succes. In dit artikel bespreken we deze succesfactoren die jouw bedrijfsprestaties significant kunnen verbeteren. Dat doen we door te kijken naar wat er aan dat resultaat voorafgaat. Hier is een methode uit voortgevloeid die toepasbaar is op project- of businessunitniveau, maar bij voorkeur op het allerhoogste bedrijfsniveau. Later in dit artikel wordt duidelijk waarom.

Vanaf nú doen we het allemaal anders

We beginnen bij vertrekpunt: ‘we gaan er tegenaan, het moet anders…’ . De plannen zijn ambitieus maar resultaat blijft uit. De veel gehoorde oorzaken zijn bijvoorbeeld de volgende:

  • er is onvoldoende gecommuniceerd;
  • er kwamen andere prioriteiten;
  • de waan van de dag regeerde;
  • de markt is veranderd;
  • de mensen hebben het niet goed opgepakt;

etcetera…

Hier zal vast wel een deel van waar zijn. Maar de ervaring na talloze cases leert ons dat de échte oorzaken veel dieper liggen. Het is belangrijk om dit goed te beseffen, want alleen dan ben je in staat je te richten op het ware probleem om deze vervolgens op te lossen. Maar ik hoor je al angstvallig denken: gaat het hier soms over verandermanagement?

Nee, wees maar niet bang. De doelstelling van dit artikel is om jouw denken positief te beïnvloeden en jouw organisatie verder te helpen. En ‘verandermanagement’ is een contraproductief begrip. Wie deze term gebruikt bij mensen bij wie je iets wilt bereiken staat over het algemeen al met 1-0 achter.

Nog los van het feit dat ‘verandermanagement’ een onhandige term is klopt het begrip in de context van een organisatie ook helemaal niet. Een organisatie is op zich al een organisch geheel dat voortdurend in beweging is. Dus voor iets wat al dynamisch is van zichzelf is een term als ‘verandering’ niet logisch. Maar wat dan wel?

Vanuit deze organische invalshoek is het gepaster om een knipoog te maken naar de biologie. Ontwikkelingen in een organisatie lijken namelijk wel wat op een evolutieproces. Daarom is het beter om te spreken over ‘mutatie’. Omdat alles wat er beweegt in een organisch geheel volstrekt normaal en logisch is, is mutatie een natuurlijk proces waar iedereen zich in kan vinden. En zeg nou zelf, als je onderdeel bent van zo’n organisatie klinkt dit toch een stuk hoopgevender dan ‘verandermanagement’?

Later in dit artikel leg ik uit hoe je dit ‘muteren’ zo eenvoudig mogelijk laat verlopen. Maar we beginnen bij de oorzaken van resultaat, of het gebrek daaraan. Wat zijn eigenlijk de succesfactoren voor een optimaal bedrijfsresultaat?



De weg tot succes: je motor en de brandstof

De belangrijkste succesfactoren komen neer op twee elementen: aan de ene kant de sterk verankerde visie met de daarbij passende mensen. Samen vormen deze de motor van je bedrijf. Het tweede element dat je nodig hebt is de brandstof en die is hybride van aard, namelijk: discipline en kort cyclisch plannen. 

Op basis van ervaring bij vele verschillende organisaties weten we dat als deze twee elementen, de mensen/visie en je discipline/planning op orde zijn je kunt rekenen op uitstekende bedrijfsresultaten. Indien de auto (lees: de organisatie) ook nog kleinschalig wordt georganiseerd is de kans op beter resultaat nog groter!

Wat betekent dit in de praktijk?

Succesfactor 1 | Visie en mensen (de motor

Een duidelijke langetermijnvisie kan niet zonder goede mensen die die visie uitdragen. Andersom heb je aan uitstekende mensen zonder visie ook niet veel. Een effectieve langetermijnvisie moet daarom maximaal inspireren én richting geven. Op die manier kunnen je mensen deze visie ook daadwerkelijk volgen. Onderstaand enkele voorbeelden:

  • Google - Organize the world’s information and make it universally accessible and useful.
  • Amazon - Every book, ever printed, in any language, all available in less than 60 seconds.
  • Microsoft - A computer on every desk and in every home.
 

Dit soort visies maakt besturen eenvoudiger. Je hebt immers houvast, een richting, het enthousiasmeert! Vaak zie je dat de visie vooral ‘eigendom’ is van het management en dus niet van iedereen. En dat is nu juist wel de bedoeling. Zonder een breed gedragen / expliciet geïmplementeerde visie gaat de motor simpelweg niet draaien. Nu zal je misschien denken: mijn visie is er, en de daarbij passende mensen heb ik ook. Waarom gaat het dan toch nog niet goed?

Succesfactor 2 | Discipline (brandstof #1)

Het kan best gebeuren dat de visie wel bij iedereen bekend was, maar dat de motor tóch niet ging draaien. Wat kan er dan aan de hand zijn? In veel gevallen is het dan zo dat de visie niet begrepen wordt, of liever gezegd; men herkent en erkentde visie niet. En ook dan gaat de motor niet draaien.

Maar zelfs als de visie door iedereen herkend en erkend wordt moet het moeilijkste nog komen: handelen! Daarom is de brandstof in de motor zo belangrijk: de discipline.

Kortom: “Het is niet genoeg, te weten, men moet ook toepassen; het is niet genoeg, te willen, men moet ook handelen”
(Johan Wolfgang von Goethe 1749-1832)


Onderstaand vind je twee voorbeelden uit de praktijk die laten zien dat dit handelen naar een heldere visie helemaal niet makkelijk is:

Voorbeeld 1 | ‘trekken aan een dood paard’
Vorig jaar mocht ik langskomen bij een internationaal opererend ingenieursbureau. De directeur communicatie vroeg aan mij: wat kan er beter in onze communicatie? Ik heb de goede man verzocht eens naar links te kijken. Daar hing een groot schilderij met de ‘waarden’ van hun bedrijf. Geloof me of niet: Het waren er maar liefst 24, allemaal uitgesponnen in ellenlange volzinnen.

 Je begrijpt het al: zo’n visie is kansloos. Je voelt op je klompen aan al deze waarden nooit tot de hele organisatie door kunnen dringen, dat men ze niet kan begrijpen of onthouden laat staan er naar handelen. Wat denk je wat dit voor een effect heeft in termen van resultaat? Precies, dat zal nooit optimaal zijn.

Deze organisatie vormt overigens geen uitzondering. Dit soort uitgebreide maar nutteloze bedrijfswaarden, values, missies en visies kom je helaas overal tegen. Maar het kan nóg gekker:

Voorbeeld 2 | ‘de boardroom staat voor gek’
Onlangs hoorde ik vanuit het netwerk een bijzonder verhaal. Een adviseur presenteerde en bediscussieerde voor de board van een bekende bank hun missie. Hij complimenteerde het team voor de prachtige missie en hoe deze tot stand was gekomen. De grap was echter dan het de missie betrof van hun grote concurrent…… Oeps! 

Dit is geen visie najagen, maar het volgen van managementliteratuur met helaas de verkeerde uitwerking.


Succesfactor 3 | Kort cyclisch denken (brandstof #2)

Een andere valkuil bij het sturen op resultaat is dat er vaak veel te ver vooruit wordt gekeken. De maximale periode om je activiteiten te plannen is ongeveer 1 jaar. Zo’n jaarplanning vormt eigenlijk de rode draad die is gebaseerd op de langetermijnvisie die je al eerder hebt geformuleerd. Vervolgens kun je vanuit die langetermijnvisie en je rode draad terugwerken naar kwartaal- en maandniveau. Zo plan je al je activiteiten dus kort cyclisch in plaats van langdurig lineair.

Waarom deze manier van plannen? Als je dit doet behoud je de consistentie en ga je bij al je activiteiten uit van je langetermijnvisie. Je richt je dus altijd op je doelen. Maar dankzij de kortere doorlooptijden kun je wél scherp inspelen op muterende omstandigheden: de veranderingen in het evolutieproces van je organisatie. Je bent dus doelgericht op de lange termijn, maar ook flexibel op de korte termijn.

Het is belangrijk om tegen het einde van ieder kwartaal te evalueren: wat ging er goed, wat niet, moeten we ergens meer aandacht aan besteden of juist minder? Daarna maak je gelijk je plan voor het volgende kwartaal.

Los van het feit dat je hele operatie – bij goede uitvoering – een geoliede machine wordt, door je planning en focus ontwikkel je bovendien structuur in budgettaire zin. Je houdt dus ook nog eens je kosten in de hand.

Van succesfactoren naar concrete toegevoegde waarde

Tot slot van dit artikel wil ik graag terugkomen op de succesfactoren in relatie tot de muterende factor binnen je (organische) organisatie. Oftewel: de weg tot succes in een veranderende omgeving. Met als afsluiting een samenvatting van de methode en haar (financiële) toegevoegde waarde.

Maar eerst even terug naar de muterende organisatie. Abstract beschouwd staat een organisch geheel zoals een bedrijf bloot aan veel variabelen: mensen, maatschappelijke tendensen, concurrentie et cetera. En hoe meer variabelen, hoe groter de complexiteit van je organisatie.

De genoemde succesfactoren leiden tot minder variabelen! Hoe werkt dit?

De sterk verankerde succesfactoren (visie, je mensen, discipline en kort cyclisch denken) leiden tot duidelijkheid en overzicht op veel aspecten in je organisatie. Dit heeft als effect dat iedere ‘mutatie’ en/of actie plaatsvindt op een kleiner en consistenter geheel. Oftewel: de kans op succesvolle ‘mutatie’ is groter omdat het aantal variabelen simpelweg kleiner is en bovendien meer onder controle zijn.

Je kunt dit ook vergelijken met de bekende draaikubus (Rubik’s Cube) die normaal gesproken 6 kleuren bevat die je moet groeperen. Door je succesfactoren juist toe te passen breng je de complexiteit terug naar bijvoorbeeld maar 4 vlakken die je moet organiseren. Doordat het aantal variabelen nu kleiner is wordt het muteren dus makkelijker en minder complex! Logisch toch?

Je begrijpt dat hoe groter de organisatie is, des te groter een probleem ook kan groeien. En als je problemen in je organisatie hebt wordt de kwaliteit van het eindproduct negatief beïnvloed. Daarom is het onbegrijpelijk dat we van kleine scholen grote gemeenschappen hebben gemaakt met soms wel duizenden leerlingen. En dan vinden we het raar dat het ‘eindproduct’ van het onderwijs, maar ook bijvoorbeeld die van de zorgsector, vaak tegenvalt!

Het is nog vreemder dat de gedachte voor schaalvergroting vaak economisch gemotiveerd is: het doel is kostenvermindering en het toverwoord ‘efficiency’. Maar het tegenovergestelde wordt vaak bereikt. Het eindproduct is namelijk maar een halffabricaat. En wat dát kost..? Eindeloze managementlagen om al die variabelen onder controle te krijgen. Om vervolgens nog maar weer een batterij consultants in te huren voor de zoveelste reorganisatie. Een reorganisatie die bovendien weinig kans van slagen heeft. Het effectief ‘muteren’ is namelijk veel te lastig zonder de juiste motor en bijbehorende brandstof.

Om nog maar eens naar moeder natuur te schakelen: iets wat slecht of niet functioneert is ten dode opgeschreven.

N.B. Eckart Wintzen (oprichter van BSO/Origin) zag dat er vaak veel mis ging in te grote omgevingen. Daarom ontwikkelde hij het managementconcept van de celtheorie, waarbij hij het bedrijf opsplitste in kleine volledig zelfstandig opererende eenheden.

Terug naar de praktijk. Onze route naar meer resultaat zal dankzij de consistentie en eenvoud niet alleen tot makkelijker ‘muteren’ leiden, maar heeft nog meer positieve effecten:

  • er is minder managementcapaciteit nodig;
  • minder vergaderen;
  • minder mailverkeer;
  • men voelt zich vrijer;
  • men neemt meer verantwoordelijkheid;
  • (persoonlijke) innovatiekracht neemt toe;
  • de klanttevredenheid gaat omhoog;
  • de kwaliteit van het eindproduct verbetert;
 

En als klap op de vuurpijl krijg je er gratis iets heel waardevols bij, namelijk:

Een ijzersterke identiteit! Omdat van de 100 mensen in het bedrijf er 100 elke minuut met het merk bezig zijn, in plaats van alleen die 5 mensen van de communicatieafdeling. Dus ieder behoud zijn eigen discipline maar iedereen focust op hetzelfde, hogere doel.

Onderstaand een schematische weergave van hetgeen hiervoor beschreven:


Verankerde visie + mensen(motor):
[mutatie vereenvoudigt door consistentie] + [discipline] + [kort cyclisch denken] =
de excellerende operatie = meer resultaat op doelstelling


De sleutel tot succes is dus eenvoud creëren. Is dit makkelijk? Nee, helaas. Je hebt gezien dat hier behoorlijk wat voor nodig is. Maar degene die het toch voor elkaar krijgen zijn extreem succesvol. En dat geldt niet alleen voor grote bedrijven. Sterker nog, kleine organisaties kunnen juist makkelijker muteren en excelleren.

Dus onthoud:

Zaken eenvoudig maken is veel moeilijker dan eenvoudige zaken moeilijker maken. Stel jezelf dus altijd de vraag: kan het nog eenvoudiger?

Dingen moeilijker maken dan ze zijn: het gebeurt helaas maar al te vaak. Stap jij over die valkuil heen? Ook jouw organisatie kan (nog) succesvoller. Creëer die geoliede machine. Keep it simple!

ALLE VAKPUBLICATIES

WIJ PUBLICEREN O.A. IN: